امضای الکترونیکی یا امضای دیجیتال قابلیتی است که ما را قادر می سازد تا بدون نیاز به چاپ کاغذ یا استفاده از قلم، قراردادها و اسناد را به صورت آنلاین امضا کنیم. این شیوه از امضا مزایای فراوانی برای امضا کنندگان به همراه خواهد داشت و همچنین میتواند باعث کاهش بسیاری از هزینههای اضافی شود. در این مقاله قصد داریم امضای دیجیتال را تعریف کنیم و مزایای آن را بیان کنیم.
امضای الکترونیکی چیست؟
امضای الکترونیکی تمام ویژگیهای یک امضای فیزیکی را دارد، اما همانطور که از نامش پیداست، کاملا به صورت آنلاین انجام میشود. استفاده از امضای دیجیتال در دنیای تکنولوژی و ارتباطات امروزی، تاحدودی امنیت کسبوکارهای آنلاین را بهبود بخشیده است و بهنوعی جایگزین روشهای سنتی امضاء و احراز هویت شده است.
امضاهای الکترونیکی میتوانند به سه شکل مختلف مورد استفاده قرار گیرد:
- نام شخص تایپ شود
- تصویری از امضای فیزیکی بارگذاری شود
- امضایی که روی صفحه گوشی هوشمند یا تبلت کشیده شود
برخی از امضاهای الکترونیکی از شناسههای دیجیتال استفاده میکنند تا تایید کنند که شخصی که یک سند را امضا میکند همان کسی است که ادعا میکند یا خیر.
مزایای امضای دیجیتال چیست؟
مهمترین مزیت امضا دیجیتال امنت آن است. قابلیتهای امنیتی تعبیه شده در امضای دیجیتال تضمین میکند که سند تغییر نخواهد کرد و امضاها کاملا قانونی هستند. با این وجود امضا الکترونیکی در مقایسه با امضا فیزیکی مزایای فراوانی دارد.
برخی از مهمترین مزایای امضا دیجیتال عبارتند از:
- استفاده آسان و کاربردی بودن
- معتبر بودن از لحاظ قانونی
- دوستدار محیط زیست
- مقرون به صرفه بودن
- امنیت بالا
استفاده از امضای دیجیتال آسان و کاربردی است
یکی از تجربیات ناخوشایندی که بسیاری از افرد در ادارات و سازمانها و یا در زمان بستن قرارداد تجربه کردهاند، پرینت گرفتن حجم زیادی از اسناد و امضای آنها است. امضای الکترونیکی باعث آسان شدن و تسریع این فرآیند شده است. با استفاده از امضای دیجیتال میتوان اسناد را بدون نیار به حضور فیزیکی در محل تایید و امضا کرد. از آنجایی که راه حل امضای الکترونیکی به صورت کاملا آنلاین میباشد، امضا یا درخواست امضا از هر نقطهای از جهان قابل انجام است.
در فرآیند امضای دیجیتال، فردی که قرار است یک سری اسناد را امضا کند، تنها به دو چیز نیاز دارد:
- دسترسی به اینترنت
- داشتن یک ایمیل معتبر
در صورت وجود این شرایط، جمعآوری امضاهای مورد نیاز بسیار آسان خواهد بود. علاوه بر این، اگر اسناد در یک پلتفرم ابری ذخیره شوند، میتوان خیلی راحتتر به افرادی که نیاز به امضای آنها است، دسترسی داشت. در این صورت سند فورا در اختیار آنها قرار خواهد گرفت و مجبور نیستند منتظر بمانند تا این اسناد از طریق پست یا پیک به دست آنها برسد و سپس آنها را پرینت گرفته و امضا کنند.
علاوه بر موارد فوق، امضای الکترونیکی، مدیریت اسناد را آسانتر میکند و باعث سرعت بخشیدن به فرآیندهای اداری میشود. همه افرادی که نیاز به امضای یک قرارداد یا توافقنامه دارند میتوانند همزمان به آن دسترسی داشته باشند و در عرض چند دقیقه امضا کنند. همچنین میتوان دسترسی افراد به اسناد را به صورت سلسله مراتبی تعریف کرد. بدین معنا که ابتدا نفر اول اسناد را امضا میکند و پس از آن دسترسی برای نفرات بعدی باز میشود.
امضا الکترونیکی از لحاظ قانونی معتبر است
قوانین حاکم بر امضای الکترونیکی در هر کشوری متفاوت است. به عنوان مثال، بر اساس مقررات الکترونیکی شناسایی و خدمات اعتماد اتحادیه اروپا (eIDAS)، امضاهای الکترونیکی در کشورهای اتحادیه اروپا قابل اجرا هستند. بریتانیا از زمان خروج خود از اتحادیه اروپا، شکل خاص خود را از eIDAS که به عنوان U.K eIDAS شناخته میشود، اتخاذ کرده است. قانون ژاپن در مورد امضاهای الکترونیکی و کسب و کار خاطرنشان میکند که امضاهای الکترونیکی به اندازه امضاهای فیزیکی معتبر هستند.
سایر کشورهایی که امضاهای الکترونیکی دارای وزن و قابلیت اجرایی یکسان یا مشابه با امضای فیزیکی هستند عبارتند از:
- استرالیا
- برزیل
- کانادا
- چین
- امارات متحده عربی
در کشور ما نیز امضا الکترونیکی کاملا قانونی و قابل استناد است. با توجه به قانون تجارت الکترونیکی مصوب سال 1382، تردیـدی دراعتبار امضای الکترونیکی وجود ندارد.
یک مزیت برجسته امضای الکترونیک پشتوانه حقوقی آن در کشور است از این رو در ماده 7 قانون تجارت الکترونیکی ایران مصوب سال 1382 اعتبار قانونی امضای الکترونیک این شکل تعریف میشود که: «هرگاه قانون، وجود امضا را لازم بداند، امضای الکترونیک مکفی است.» پس براساس این ماده، امضای الکترونیک خود بهتنهایی و بدون نیاز به امضای دستی کفایت میکند.
امضای دیجیتال برای محیط زیست مفید است
جمعآوری امضا کاغذی، فرآیندی است که باعث آسیب به محیط زیست و از بین رفتن منابع طبیعی میشود. در مرحله اول نیاز به چاپ حداقل یک نسخه فیزیکی از قرارداد است تا اولین نفر آن را امضا کند، سپس قرارداد باید برای امضا کننده بعدی ارسال شود. بسته به نحوه انتقال سند، حمل و نقل میتواند باعث مصرف سوخت و انرژی شود. درنهایت سند باید به شخص بعدی یا به مالک اصلی برگردد.
هنگامی که همه یک سند کاغذی را امضا کردند، هر امضاکننده معمولا برای بایگانی قرارداد به یک نسخه نیاز دارد. این بدان معناست که کاغذ و جوهر بیشتری مصرف میشود و انرژی و سوخت بیشتری برای ارسال قراردادها یا توافقات کاغذ برای هر فرد مورد نیاز است.
برای امضاهای دیجیتال الکترونیکی نیازی به کاغذ یا جوهر نیست که این امر به نجات جنگلها کمک میکند. همچنین نیازی به ارسال فیزیکی قراردادها از نقطه A به B و بازگشت به تقطه A نیست.
از لحاظ اقتصادی، امضاء الکترونیکی مقرون به صرفهتر است
فرآیند امضای دستی اسناد فیزیکی، هزینههای متنوعی به شرکتها تحمیل میکند. هزینه محصولات کاغذی، جوهر، هزینه نگهداری پرینترها و دستگاههای کپی، هزینههای پست یا پیک و به علاوه زمان صرف شده برای تحویل پاکتها به اداره پست یا صندوق پستی همه از جمله هزینههایی است که در طی فرآیند سنتی امضای قراردادها باید پرداخت شوند.
ذخیرهسازی فایلها در فضای ابری و جمعآوری امضای الکترونیکی بسیاری از هزینههای اداری را حذف میکند و از این نظر برای شرکتها بسیار مقرون به صرفه است. علاوه بر این در موارد حساس، شخص مجبور است برای امضای یک قرارداد مهم در محل حاضر شود و یا برای استفاده از خدمات دفاتر اسناد رسمی جهت نظارت بر قراردادها، به یک دفتر اسناد رسمی مراجعه کند. امضای دیجیتال را میتوان بدون نیاز به شخص ثالث انجام داد و از این رو هم از نظر مالی و هم از نظر زمانی برای شرکتها مقرون به صرفه خواهد بود.
امنیت بالای امضای دیجیتال
یکی از مهمترین مزایای اسناد الکترونیکی امنیت بالای آنها است. اتفاقات مختلفی ممکن است برای اسناد فیزیکی بیافتد که استاد الکترونیکی در برابر آنها کاملا ایمن هستند. سادهترین اتفاقی که ممکن است برای اسناد کاغذی بیافتد، ریخته شدن یک فنجان چای بر روی این قراردادها است که باعث ناخوانا شدن آنها میشود.
اسناد امضا شده الکترونیکی میتوانند از اسناد کاغذی ایمنتر باشند. ممکن است برای اسناد چاپ شده و امضا شده اتفاقات زیادی بیفتد. کسی می تواند فنجان قهوه صبح خود را روی یک قرارداد بریزد و آن را ناخوانا کند. یک قرارداد کاغذ می تواند در بازیافت قرار گیرد یا به طور تصادفی خرد شود. همچنین ممکن است خطر سرقت فیزیکی سند وجود داشته باشد.
با این حال، هنگامی که با فرآیندهایی سر و کار دارید که در معرض امنیت شدید و استانداردهای انطباق دقیق هستند، امضای دیجیتال چیزی است که به آن نیاز دارید. پلتفرمهای ابری ایمن میتوانند قراردادهای امضا شده الکترونیکی و سایر اسناد را امن، سالم و دور از دسترس افراد سودجو نگهداری کنند.